≡ Menu

От къде да започнем при организиране на мероприятие?

На всички нас рано или късно ни се налага да се заемем с организацията на дадено мероприятие. Понякога това е свързано с нашите служебни задължения, а друг път от чисто личен характер. Организацията на мероприятие е един дълъг и сложен процес, който понякога продължава доста дълго във времето и е свързан редица фактори:

1. Избиране на подходяща локация
2. Уточняване броя на участниците
3. Преценка за правилен вариант на кетъринга спрямо специфичните желания на присъстващите
4. Уточняване на необходимото техническо оборудване.

1. Избиране на подходяща локация
Изборът на подходящата локация обикновено се явява един от ключовите и най-дълго обмисляни моменти. При организация на семинар, пресконференция или презентация е необходимо тя да бъде достатъчно атрактивна за привличането на максимален брой участници. При търсенето на конферентни зали в София всеки от нас ще намери десетки резултати, предлагащи зали с най-различни параметри и местоположение. Важно е да се знае, че лош избор на събитийно място може да компрометира всичко останало. Много често се налага и организиране на фирмено мероприятие извън столичния град. На нас лично през 2013 г. на два пъти се наложи избор на хотел в Банско. Там предложенията също доста варират, защото част от хотелите предлагат открити и закрити басейни, други имат добри спа центрове и т.н.

2. Уточняване на броят на участниците
Не пропускайте да прецизирате броят на присъстващите колеги или приятели още в момента, в който определяте локацията. Важно е да знаете, че трябва да предвидите с около 10-15 % повече хора от тези, които са потвърдили към вас първоначално вашето участие.

3. Преценка за правилен вариант на кетъринга спрямо специфичните желания на присъстващите
Кетърингът е един от детайлите, които могат да направят едно събитие от неуспешно в успешно. Кетъринг фирмите предлагат различни варианти с голямо ценово разнообразие, но решението и отговорността ще си останат изцяло при вас. Проучете внимателно националността на присъстващите със съответните особености в храненето, периода от годината /дали има пости/ и ефекта, който се търси от всяко едно кетъринг събитие съпровождащо мероприятието. Не пропускайте да определите и точните часове за всяка една кафе-пауза, обяд или вечеря. Важно е те да бъдат винаги спазване за да консумирате максимално добри и свежи храни и напитки.

4. Уточняване на необходимото техническо оборудване
Тук е важно да знаете, че цените на техническо оборудване варират в големи празници. Не правете компромиси и не избирайте възможно най-евтините цени. Това често води до предоставяне на техническо оборудване с по-ниско качество, което може да доведе непредвидени проблеми по време на мероприятието.

В заключение бихме искали да ви посъветваме винаги при възможност да се обръщате към специализиран фирми за организиране на мероприятия, които биха ви дали полезни съвети за гладкото им протичане.

{ 0 comments… add one }

Leave a Comment

error: Content is protected !!